Open Minds Karolina Romanowska-Ciechan
Dnia 25.05.2018
Wprowadzenie
1. Polityka bezpieczeństwa jest odpowiedzią na to, w jaki sposób Open Minds przetwarza dane osobowe zarówno Kandydatów, jak i Klientów dot. wytycznych RODO.
2. Polityka bezpieczeństwa opisuje, w jaki sposób Open Minds gromadzi, wykorzystuje i przetwarza dane osobowe oraz przedstawia zobowiązania w stosunku do osób powierzających nam swoje dane.
3. Dane osobowe Kandydatów są dla nas ważne i zobowiązujemy się chronić ich prawa do poufności danych.
4. Niniejsza Polityka bezpieczeństwa ma zastosowanie do danych osobowych naszych Kandydatów, Klientów, Dostawców i innych osób, z którymi kontakt ma na celu uzyskanie dodatkowych informacji związanych z procesem rekrutacji. Do celów obowiązującego ustawodawstwa z zakresu ochrony danych, w tym między innymi rozporządzenia ogólnego o ochronie danych (Rozporządzenie (UE) 2016/679) (RODO), podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest Open Minds Karolina Romanowska-Ciechan z siedzibą we Wrocławiu ul. Namysłowska 2 lok. 64, 50-304.
5. Ilekroć w dokumencie pojawia się Open Minds należy przez to rozumieć Open Minds Karolina Romanowska-Ciechan z siedzibą we Wrocławiu ul. Namysłowska 2 lok. 64, 50-304.
6. Open Minds zastrzega, że możliwe są okresowe zmiany niniejszej Polityki bezpieczeństwa. Wszystkie aktualizacje zostaną opublikowane na stronie internetowej openminds.pl pod tytułem Polityka Bezpieczeństwa.
7. Niniejsza Polityka bezpieczeństwa obowiązuje na terenie działania Open Minds i na terenie działania Klientów Open Minds.
8. Administrator danych (art. 7 ust 4) UODO to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba o których mowa w art.3 decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Z ramienia Open Minds administratorem danych osobowych są pracownicy Open Minds oraz upoważnieni współpracownicy na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.
Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?
1. DANE KANDYDATA:
W celu realizacji usługi rekrutacji na zlecenie Klienta używamy i przetwarzamy dane niezbędne do przeprowadzenia procesu.
Dane pozyskiwane w trakcie procesu:
– imię i nazwisko,
– wiek,
– dane kontaktowe (telefon, email),
– wykształcenie,
– historia zatrudnienia,
– certyfikaty oraz poświadczenia umiejętności,
– oraz dane udostępnione przez Kandydata w celu realizacji projektu.
2. DANE KLIENTA:
W celu realizacji usług dla Klientów gromadzimy i przetwarzamy informacje związane z osobami pracującymi na rzecz Klienta. Gromadzimy i wykorzystujemy informacje dotyczące organizacji i osób w niej pracujących w toku świadczenia takich usług, jak: sprzedaż projektów rekrutacyjnych, szkoleniowych i projektów HR i projektów konsultingowych oraz przedstawienia propozycji marketingowych w/w zakresie.
Dane jakie gromadzimy:
1. imię i nazwisko,
2. e-mail służbowy oraz telefon służbowy.
3. DANE DOSTAWCY:
W celu sprawnej współpracy z dostawcami przetwarzamy dane osobowe osób kontaktowych (telefon, mail) oraz numer konta bankowego niezbędny do realizacji płatności.
4. OSOBY, KTÓRYCH DANE OTRZYMUJEMY OD KANDYDATÓW (KONTAKTY REFERENCYJNE)
W celu potwierdzenia kompetencji Kandydatów przetwarzamy i gromadzimy dane osób, które mogą udzielić tzw. referencji. Zakres przetwarzania danych to: imię i nazwisko, numer telefonu osoby udzielającej referencji. Dane te są wykorzystywane tylko w celu potwierdzenie kompetencji w procesie rekrutacji.
W jaki sposób gromadzimy Twoje dane osobowe?
1. DANE KANDYDATA:
Gromadzimy dane osobowe na dwa sposoby:
– Bezpośrednio od Kandydata.
– Od osób trzecich.
1. Dane osobowe przekazywane bezpośrednio od Kandydata:
– Wprowadzenie swoich danych na stronie internetowej www.openminds.pl
– Pozostawienie wersji drukowanej swojego CV na wydarzeniu rekrutacyjnym, targach pracy lub dostarczonego osobiście do biura Open Minds.
– Przesłanie CV e-mailem do Open Minds lub przejście rozmowy kwalifikacyjnej.
– Aplikowanie na stanowiska przez wyszukiwarkę ofert pracy, który przekieruje Cię na stronę internetową openminds.pl.
– Uczestnictwo w konkursie przez kanał społecznościowy, taki jak Facebook czy LinkedIn.
Dane osobowe, które uzyskujemy od osób trzecich:
Otrzymujemy dane osobowe Kandydatów również z innych źródeł i osób trzecich. W zależności od okoliczności i obowiązujących przepisów prawa i wymogów, mogą one obejmować dane osobowe uzyskane w następujących sytuacjach:
– Twoje kontakty referencyjne mogą ujawnić Twoje informacje osobowe.
– Nasi Klienci mogą udostępniać nam Twoje informacje osobowe.
– Możemy uzyskać informacje o Tobie, wyszukując potencjalnych Kandydatów z zewnętrznych źródeł, jak na przykład LinkedIn, Goldenline i z innej strony internetowej z ofertami pracy.
– Jeżeli lubisz naszą stronę na Facebooku lub LinkedIn, otrzymamy informacje osobowe z tych stron.
2. DANE KLIENTA:
Gromadzimy dane osobowe na dwa sposoby:
– Bezpośrednio od Klienta.
– Od osób trzecich.
Dane osobowe, które otrzymujemy bezpośrednio od Klienta:
Dane osobowe otrzymujemy:
– Jeśli to Klient z nami się skontaktuje poprzez telefon, e-mail lub w sposób zwyczajowo przyjęty.
– Jeżeli pracownicy Open Minds kontaktują się z Klientem telefonicznie lub e-mailowo albo w sposób zwyczajowo przyjęty przez naszych konsultantów w ramach rozwoju biznesu.
Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł i od osób trzecich:
– Dane osobowe z innych źródeł i osób trzecich zgodnie z lokalnymi przepisami prawa, zasadniczo w ramach analiz lub badań rynku, przeprowadzanych przez osoby trzecie.
– Z analizy mediów internetowych i innych.
– Z list uczestników istotnych wydarzeń.
– Z innych ograniczonych źródeł i od osób trzecich (na przykład od naszych Kandydatów w zakresie, w jakim przekażą nam Twoje dane w charakterze ich kontaktu referencyjnego).
3. DANE DOSTAWCY:
Gromadzimy dane osobowe wynikające ze wzajemnej współpracy niezbędne do dostarczenia usługi lub produktu.
4. OSOBY, KTÓRYCH DANE OTRZYMUJEMY OD KANDYDATÓW I PERSONELU, NA PRZYKŁAD KONTAKTY REFERENCYJNE: Gromadzimy dane kontaktowe wyłącznie, jeżeli Kandydat przekaże je nam jako kontakt referencyjny.
W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe?
Działania w procesie rekrutacji:
1. DANE KANDYDATA:
Głównym powodem wykorzystywania danych osobowych są aktualne i przyszłe procesy rekrutacyjne, w których bierze udział zainteresowany Kandydat lub może wziąć spełniając kryteria w przedstawionym nam opisie stanowiska. Zgoda na przetwarzanie danych pozwala przedstawić takiego Kandydata Klientowi oraz przeprowadzić proces rekrutacyjny.
W szczególności zaś:
– gromadzenie danych bezpośrednio od Kandydata, jak i z innych źródeł i od osób trzecich.
– przechowywanie (i aktualizowanie w razie konieczności) danych w naszej bazie danych, abyśmy mogli ponownie kontaktować się w związku z aktualnymi procesami rekrutacji.
– świadczenie usług rekrutacyjnych i usprawnienie procesu rekrutacji.
– przesyłanie informacji Klientom w celu aplikowania na stanowiska lub oceny kwalifikacji Kandydata.
– możliwości złożenia CV, aplikowania na stanowiska przez Internet lub zapisania się na subskrypcję powiadomień o ogłoszeniach, które są dopasowane do doświadczeń Kandydata.
– możliwość uczestnictwa w specjalistycznych szkoleniach stacjonarnych i online.
– możliwość uczestnictwa w interaktywnych funkcjonalnościach serwisów.
– realizacja zobowiązań wynikających z wszelkich zawartych umów z Klientami i dostawcami.
– realizacja zobowiązań wynikających z wszelkich umów zawartych pomiędzy Open Minds a osobami trzecimi w związku z rekrutacją.
– weryfikacja danych z wykorzystaniem zewnętrznych zasobów (takich jak: badania psychometryczne, czy testy umiejętności) lub prośby o udzielenie informacji (takich jak: referencje, kwalifikacji, w jakim jest to odpowiednie i zgodne z lokalnymi przepisami prawa).
– przetwarzanie danych w celu umożliwienia przesyłania wyselekcjonowanych, istotnych materiałów marketingowych lub innej korespondencji, która może stanowić potencjalne źródło zainteresowania.
2. DANE KLIENTA:
Przetwarzamy dane naszych Klientów w celu nawiązania i potwierdzenia warunków współpracy, przebiegu współpracy oraz ich efektów. Głównym powodem wykorzystywania informacji o Klientach jest skuteczne dostarczenie Kandydatów w zleconych projektach rekrutacyjnych oraz działania marketingowe związane z poszerzeniem oferty rekrutacyjno- rozwojowej.
3. DANE DOSTAWCY:
Dane osobowe dostawcy przetwarzamy w wymiarze niezbędnym do potwierdzenia zawartych umów o współpracy.
4. OSOBY, KTÓRYCH DANE OTRZYMUJEMY OD KANDYDATÓW (KONTAKTY REFERENCYJNE):
Wykorzystujemy dane osobowe kontaktów referencyjnych, aby pomóc Kandydatom znaleźć odpowiednią dla nich ofertę zatrudnienia. Weryfikujemy ich kwalifikacje i doświadczenia oraz diagnozujemy motywację do zmiany pracy. Kontakt z osobą referencyjną ma na celu upewnienie się, co do dopasowania Kandydata do potrzeb przyszłego pracodawcy. Wykorzystujemy też dane osobowe kontaktów referencyjnych w celu skontaktowania się z nimi w związku z działaniami rekrutacyjnymi, które mogą ich interesować.
5. UŻYTKOWNICY STRONY INTERNETOWEJ:
Wykorzystujemy dane w celu poprawy korzystania z naszej strony internetowej, dopasowania jej treści do realizowanych projektów i potrzeb użytkowników. Możemy wykorzystywać dane dotyczące sposobu korzystania z naszych stron internetowych w celu poprawy innych aspektów naszej komunikacji z Kandydatem lub Klientem i ich obsługi.
Zastrzegamy, że komunikacja od i do pracowników Open Minds w tym wiadomości e-mail, może być sprawdzana w ramach wewnętrznych lub zewnętrznych dochodzeń lub postępowań sądowych.
Działania marketingowe:
Jeżeli zostanie udzielona stosowna zgoda, okresowo Open Minds przesyła informacje, które mogą zainteresować Kandydata, Klienta i osoby trzecie w obszarze nowych usług Open Minds:
– wprowadzanych na rynek nowych usług i produktów firmowych,
– sprzedaż naszych usług rekrutacyjnych,
– przesyłanie informacji o spotkaniach branżowych, networkingowych,
– informacje i raporty o rynku rekrutacji i szkoleń.
Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?
1. DANE KANDYDATA:
Udostępniamy dane osobowe wymienione powyżej, Klientom (potencjalnym pracodawcom) w celu realizacji projektu rekrutacyjnego, spotkań w ramach prowadzonych rekrutacji i decyzji o zatrudnieniu wybranego Kandydata.
2. DANE KLIENTA:
Przetwarzamy dane osobowe w zakresie jak powyżej w celu zapewnienia realizacji procesu rekrutacji poprzez dostarczenie odpowiedniej ilości i jakości Kandydatów biorących udział procesie rekrutacji.
O ile nie zdecydujesz inaczej, możemy również przetwarzać dane w celu realizacji projektów HR, szkoleń i warsztatów świadczonych w ramach działalności Open Minds.
3. DANE DOSTAWCY:
Przetwarzamy dane osobowe w zakresie jak powyżej w celu skutecznej współpracy.
4. OSOBY, KTÓRYCH DANE OTRZYMUJEMY OD KANDYDATÓW (KONTAKTY REFERENCYJNE):
Przetwarzamy dane osobowe w celu potwierdzenia referencji Kandydata oraz w celu przedstawienia propozycji innych procesów rekrutacyjnych, które mogą być w potencjalnym zainteresowaniu osób udzielających referencji (zarówno jako Kandydat jak i Klient).
5. UŻYTKOWNICY STRONY INTERNETOWEJ:
O ile nie zdecydujesz inaczej, możemy udostępniać dane dostawcom usług analizy statystyk stron internetowych.
W jaki sposób chronimy twoje dane osobowe?
1. Jesteśmy zobowiązani do podejmowania wszystkich uzasadnionych i odpowiednich środków w celu ochrony posiadanych informacji osobowych przed nadużyciem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. W tym celu wdrożyliśmy szereg odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obejmują one środki przeciwdziałania każdemu podejrzewanemu naruszeniu bezpieczeństwa danych.
2. Jeżeli podejrzewasz jakiekolwiek nadużycie, utratę lub nieupoważniony dostęp do Twoich informacji osobowych, niezwłocznie nas powiadom. Zgłoszenia na adres biuro@openminds.pl.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane osobowe przechowujemy przez okres 10 lat, jeśli w tym czasie któraś ze stron nie podejmie kontaktu wówczas automatycznie usuniemy dane Kandydata lub Klienta lub osoby udzielającej referencji.
Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?
Jednym z głównych celów RODO jest ochrona i doprecyzowanie praw obywateli UE i osób przebywających w UE w zakresie ochrony danych. Oznacza to, że osoba udostępniająca dane osobowe zachowuje różne prawa względem swoich danych, nawet po ich przekazaniu do Open Minds.
Są one opisane szczegółowo poniżej.
1. W każdym momencie masz dostęp i prawo do zmiany, poprawy oraz wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej Open Minds. Kontakt z nami biuro@openminds.pl. Rozpatrzymy Twój wniosek bez zbędnej zwłoki (nie później niż w ciągu 48 h od daty zgłoszenia) oraz w każdym przypadku, zgodnie z wymogami właściwego prawa.
2. Prawo do sprzeciwu: Masz prawo do sprzeciwu, jeśli wykorzystujemy dane osobowe w celach innych niż określone powyżej. W takim wypadku złóż wniosek o sprzeciw poprzez kontakt biuro@openminds.pl a w ciągu max 48 h uzyskasz naszą odpowiedź.
3. Prawo do wycofania zgody: Po udzieleniu zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów określonych działań lub zgody na prowadzenie wobec Ciebie działań marketingowych możesz w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę.
4. Wnioski osób, których dane dotyczą, o udostępnienie danych: Open Minds gwarantuje prawo, aby w dowolnym momencie weryfikować jakie informacje na temat Kandydata, Klienta, Dostawcy, osoby udzielającej referencje posiadamy. Każda zainteresowana osoba, której dane przetwarzamy ma prawo do zmiany, aktualizacji lub usunięcia takich informacji. W przypadku wystąpienia takiego żądania możemy usunąć dane poprosić o weryfikację tożsamości lub o podanie dodatkowych informacji dotyczących wniosku oraz odrzucić wniosek, jeżeli prawo na to zezwala, uzasadniając naszą decyzję.
5. Prawo do wymazania: W niektórych sytuacjach (na przykład w przypadku bezprawnego przetwarzania danych) istnieje prawo żądania wymazania danych osobowych. Odpowiemy na wniosek w ciągu 30 dni. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku usuniemy dane, z zastrzeżeniem, że pozostaniesz (imię i nazwisko) w naszym rejestrze jako osoba, która nie życzy sobie kontaktu z nami. Masz prawo odmówić zgody na takie rozwiązanie.
6. Prawo do przenoszenia danych: Masz prawo, według swojego uznania, przekazać swoje dane od nas innemu administratorowi danych.
7. Prawo do złożenia skargi w organie nadzoru: Masz prawo do złożenia skargi we właściwym miejscowo organie nadzoru.
Profilowanie
Obecnie wszystkie nasze działania rekrutacyjne obejmują podejmowanie decyzji przez ludzi, w przyszłości możemy korzystać z w pełni zautomatyzowanych technologii, jak na przykład systemy eksperckie lub uczenie maszynowe w celu przeprowadzenia procesu selekcji Kandydatów od początku do końca we właściwych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami prawa i wymogami.
We właściwych przypadkach poprosimy Cię o zgodę na podjęcie niektórych lub wszystkich tych działań. Jeżeli nie wyrazisz zgody na profilowanie, Twoja aplikacja będzie w dalszym ciągu podlegać ręcznej weryfikacji pod kątem stanowisk, na które aplikujesz.
Zgoda
– Art. 4(11) RODO stwierdza, że zgoda oznacza ?dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych?. Oznacza to:
– że udzielenie zgody jest dobrowolne, bez wywierania jakiegokolwiek nacisku na Ciebie,
– że udzielenie zgody jest świadome co do zakresu przetwarzania danych i celu,
– zgody na przetwarzanie danych w/w zakresie dot. działań rekrutacyjnych i marketingowych znajdują się w korespondencji e-mail, na stronie internetowej w formularzu kontaktowym,
– każdorazowo prosimy o dopisek na dokumentach przesłanych do Open Minds o wyrażeniu stosownej zgody.
W ramach świadczonych usług Open Minds można wyrazić zgodę na:
– przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu realizacji projektów rekrutacyjnych,
– przetwarzania Twoich danych osobowych w celu realizacji projektów szkoleniowych, warsztatowych i rozwojowych,
– przetwarzania danych osobowych w zakresie marketingowym, dostarczania ofert rekrutacyjnych, nowych rozwiązań w obszarze HR, raportów oraz ofert działań szkoleniowych,
– zgody na przesyłanie drogą elektroniczną i telefoniczną (poprzez telefon, mail, komunikator, portal) informacji handlowych dot. Open Minds i podmiotów powiązanych.